Jak odzyskaliśmy 14 godzin tygodniowo w firmie transportowej
Marek prowadzi swoją firmę transportową w Radomiu od 2017 roku i do niedawna pracował po 12 godzin na dobę. Mimo że flota liczy 17 zestawów, on wciąż osobiście odbierał telefony od kierowców o 23:00 i ręcznie przepisywał faktury za paliwo. Pokazujemy, jak dzięki trzem konkretnym zmianom Marek odzyskał 14.3 godziny w każdym tygodniu i w końcu ma wolne soboty.
Bałagan w papierach to złodziej czasu
W marcu 2024 roku usiedliśmy z Markiem w jego biurze przy ulicy Chrobrego, żeby policzyć, na co ucieka mu najwięcej energii. Okazało się, że Marek spędza 3.5 godziny dziennie na samym weryfikowaniu kart drogowych i sprawdzaniu, czy dane z GPS zgadzają się z tym, co kierowcy wpisali w raporty. Miał 17 samochodów, a każdy kierowca raportował inaczej – jeden słał SMS-y, drugi dzwonił, a trzeci zostawiał pogniecione kartki na biurku raz na dwa tygodnie. To generowało gigantyczny chaos informacyjny, który Marek musiał prostować wieczorami, gdy jego dzieci już dawno spały.
Analiza wykazała, że 47% czasu poświęcanego na administrację wynikało z błędów w przepisywaniu danych. Marek używał trzech różnych plików Excel, które nie były ze sobą połączone. Gdy zmieniała się cena paliwa lub stawka dla kierowcy, musiał aktualizować każdy plik z osobna. To nie była praca strategiczna, to było gaszenie pożarów, które sam nieświadomie wzniecał brakiem systemowego podejścia. Liczymy konkretne zyski, więc szybko ustaliliśmy, że każda godzina pracy Marka nad tymi tabelkami kosztuje firmę realne pieniądze, których nie zarabiał w tym czasie na pozyskiwaniu nowych zleceń z giełdy transportowej.
Problem nie leżał w ludziach, ale w braku jasnej ścieżki przepływu dokumentów. Kierowcy nie wiedzieli dokładnie, czego szef od nich wymaga, więc robili to po swojemu, najniższym kosztem wysiłku. W Radomiu i okolicach konkurencja w transporcie jest duża, więc marnowanie 14 godzin tygodniowo na poprawianie literówek w Excelu to luksus, na który Marek nie mógł sobie dłużej pozwolić. Postanowiliśmy to przeciąć raz a dobrze, wprowadzając zasady, które działają bez ciągłego nadzoru właściciela.
Marek nie potrzebował nowego pracownika w biurze. Potrzebował systemu, który przestanie go okradać z wieczorów.
Jeden arkusz zamiast trzech osobnych światów
Pierwszym krokiem była brutalna uproszczenie narzędzi. Wyrzuciliśmy stare pliki i stworzyliśmy jeden główny Rejestr Operacyjny w chmurze Microsoft 365, do którego dostęp ma Marek i jego księgowa, pani Grażyna. Arkusz został tak zaprojektowany, że po wpisaniu numeru rejestracyjnego ciągnika, system automatycznie pobiera przypisane do niego średnie spalanie i numer karty paliwowej. Wcześniej Marek musiał to sprawdzać w papierowym segregatorze, co zajmowało mu około 4-6 minut przy każdej fakturze. Przy 17 autach i kilkunastu tankowaniach tygodniowo, oszczędność była widoczna natychmiast.
Wprowadziliśmy automatyczne formatowanie warunkowe. Jeśli kierowca zatankował więcej paliwa, niż wynikało to z normy o więcej niż 3.2%, komórka w Excelu zaświecała się na czerwono. Marek nie musiał już przeglądać setek pozycji w poszukiwaniu anomalii – system sam pokazywał mu, gdzie trzeba interweniować. To pozwoliło skrócić czas analizy zużycia paliwa z 90 minut do zaledwie 12 minut dziennie. Bez zbędnego lania wody: to była czysta matematyka zastosowana w praktyce, która uwolniła głowę szefa od ciągłego liczenia w pamięci.
Dodatkowo, zintegrowaliśmy arkusz z prostym formularzem Google, który kierowcy wypełniają po każdym rozładunku. Formularz zawiera tylko 4 pola: numer zlecenia, stan licznika, ilość zatankowanego paliwa i zdjęcie WZ-ki. Wysłanie tego zajmuje kierowcy 45 sekund na parkingu. Dane trafiają prosto do Excela Marka. Dzięki temu w poniedziałek rano Marek ma komplet informacji z całego tygodnia, zamiast czekać do środy, aż wszyscy zjadą na bazę w Radomiu i oddadzą dokumenty w fizycznej formie.
Instrukcja, która uciszyła telefony po nocy
Drugim filarem zmian było stworzenie 'Karty Procedur Kierowcy'. To nie był nudny regulamin pracy na 20 stron, którego nikt nie czyta. Stworzyliśmy jednostronicowy laminat, który wylądował w każdym z 17 pojazdów. Instrukcja zawierała konkretne odpowiedzi na 5 najczęstszych pytań, z którymi kierowcy dzwonili do Marka po godzinach. Co zrobić, gdy karta paliwowa nie działa? Gdzie wysłać zdjęcie uszkodzonej opony? Jak raportować opóźnienie na załadunku w Niemczech? Każdy punkt miał przypisany numer telefonu do serwisu lub instrukcję działania krok po kroku.
Marek bał się, że kierowcy uznają to za biurokrację, ale efekt był odwrotny. Piotr, który jeździ u Marka od 5 lat, przyznał w maju 2024, że wreszcie wie, co ma robić, gdy szef nie odbiera, bo jest na obiedzie. Liczba telefonów do właściciela spadła z 23 do 4 w skali tygodnia. To dało Markowi spokój psychiczny. Biznes na lata, nie na chwilę buduje się właśnie poprzez takie proste odcięcie pępowiny między szefem a każdym drobnym problemem operacyjnym. Marek przestał być dyspozytorem, a stał się zarządcą.
Wprowadziliśmy też zasadę, że wszystkie sprawy niecierpiące zwłoki są zgłaszane przez dedykowaną grupę na komunikatorze, a nie telefonicznie. Dzięki temu Marek widzi problem, ale może na niego odpowiedzieć w wyznaczonym bloku czasowym, a nie w trakcie rozmowy z kontrahentem. W czerwcu 2024 zanotowaliśmy tylko jeden przypadek, gdy kierowca musiał zadzwonić bezpośrednio do Marka w nocy – i dotyczyło to faktycznej awarii silnika na trasie pod Berlinem, a nie pytania o adres rozładunku.
Delegowanie to nie porzucenie obowiązków
Wielu właścicieli firm w Radomiu boi się delegowania, bo myślą, że nikt nie zrobi tego tak dobrze jak oni. Marek miał to samo przekonanie. Przełamaliśmy to, wyznaczając jednego z najbardziej doświadczonych kierowców, pana Roberta, na funkcję 'Lidera Floty'. Robert dostał dodatek do pensji w wysokości 650 zł i przejął na siebie pilnowanie terminów przeglądów technicznych oraz wymian olejów w 17 zestawach. To Robert teraz umawia wizyty w serwisie przy ulicy Warszawskiej i pilnuje, żeby gaśnice w autach miały ważną legalizację.
Marek początkowo sprawdzał Roberta co dwa dni, ale po miesiącu zobaczył, że wszystko gra. Robert czuje się doceniony, a Marek zyskał kolejne 3 godziny w tygodniu, które wcześniej spędzał na dzwonieniu po mechanikach i sprawdzaniu dowodów rejestracyjnych. To jest właśnie Kapitał Wiedzy w praktyce – wykorzystanie potencjału ludzi, którzy już są w firmie, by odciążyć lidera. Robert zna te ciężarówki lepiej niż ktokolwiek inny, więc naturalnie wyłapuje usterki szybciej niż Marek zza biurka.
Dzięki temu procesowi Marek mógł w końcu skupić się na analizie marży na poszczególnych kierunkach. Okazało się, że trasy do Beneluksu, choć wydawały się dochodowe, generowały o 12% więcej kosztów serwisowych niż trasy krajowe. Bez tych odzyskanych 14 godzin Marek nigdy nie znalazłby czasu, by usiąść do kalkulatora i to sprawdzić. Decyzja o ograniczeniu kursów do Belgii na rzecz stałych linii do Wrocławia poprawiła rentowność firmy o 4.7% w ciągu zaledwie jednego kwartału.
Delegowanie to nie jest oddanie władzy. To kupowanie sobie czasu na myślenie o zyskach.
Efekty, które czuć w portfelu i w domu
Podsumowując nasze działania w lipcu 2024 roku, Marek odzyskał dokładnie 14 godzin i 20 minut tygodniowo. W skali miesiąca to prawie 60 godzin wolnego czasu. Co z nimi zrobił? Po pierwsze, wreszcie pojechał z synem na mecz lokalnej drużyny piłkarskiej bez zerkania co 5 minut w telefon. Po drugie, wdrożył nowy system premiowy dla kierowców oparty na oszczędnościach paliwa, co w sierpniu 2024 obniżyło koszty tankowania o ponad 4200 zł netto przy zachowaniu tych samych przebiegów.
Sprawdzone w radomskich realiach metody pokazały, że nie trzeba drogich systemów IT za dziesiątki tysięcy złotych, żeby uporządkować średniej wielkości firmę transportową. Wystarczyły darmowe narzędzia Google, jeden arkusz Excel z kilkoma formułami i zmiana nawyków komunikacyjnych. Marek nie jest już niewolnikiem swoich 17 ciężarówek. Jest właścicielem, który wie, że biznes działa, nawet gdy on wyłączy telefon po godzinie 17:00. To jest standard, do którego dążymy w każdym naszym projekcie konsultingowym.
Najważniejszą lekcją dla Marka było uświadomienie sobie, że jego czas jest najdroższym zasobem w firmie. Jeśli szef zajmuje się sprawami, które może załatwić senior-kierowca lub prosty automat w komputerze, to firma stoi w miejscu. Dzisiaj Kapitał Wiedzy pomaga Markowi w przygotowaniach do sukcesji – powoli wdrażamy jego bratanka w procesy zarządcze, korzystając z tych samych instrukcji, które stworzyliśmy w marcu. Spokojna emerytura zaczyna się od porządku w dokumentach już dzisiaj.
