Udana sukcesja w rodzinnym sklepie medycznym
Pomogliśmy przygotować plan przekazania firmy córce założyciela, zachowując stabilność dostaw i relacje z klientami.
Pan Marek prowadził Medi-Pomoc przez 11 lat i chciał odejść na zasłużony odpoczynek. Najbardziej bał się, że jego córka Joanna utonie w papierach i formalnościach z NFZ. Pomogliśmy im poukładać firmę tak, aby zmiana szefa odbyła się bez nerwów i straty klientów.
Wyzwanie
Wszystkie kluczowe kontakty do 14 hurtowników i zasady współpracy z 83 stałymi pacjentami pan Marek trzymał w głowie. Sklep działał dobrze, ale tylko pod jego ciągłą obecnością. Każdy urlop właściciela oznaczał chaos w zamówieniach.
Dodatkowym problemem były rozliczenia z funduszem, które zajmowały aż 19 godzin w miesiącu. Pani Joanna, choć znała branżę, przerażała wizja błędów w dokumentacji, które mogły skutkować karami. Firma nie miała żadnych spisanych procedur, co blokowało sprawne przekazanie odpowiedzialności.
Podejście
Nasz zespół spędził w radomskiej siedzibie firmy 47 dni, obserwując codzienne procesy. Nie robiliśmy wielkich prezentacji, tylko usiedliśmy z pracownikami przy biurkach. Spisaliśmy krok po kroku, jak wygląda przyjęcie towaru i obsługa wniosku o dofinansowanie.
Zorganizowaliśmy 4 spotkania z prawnikiem, aby przygotować dokumenty sukcesyjne chroniące majątek rodziny. Skupiliśmy się na tym, aby Joanna przejmowała obowiązki stopniowo. Najpierw oddaliśmy jej kontakt z dostawcami, a dopiero po 3 miesiącach pełną kontrolę nad finansami. To pozwoliło uniknąć błędów wynikających z pośpiechu.
Rozwiązanie
Stworzyliśmy prosty podręcznik operacyjny na 24 stronach. Zawiera on jasne instrukcje na wypadek awarii systemu lub nietypowych pytań od pacjentów. Wdrożyliśmy też prosty arkusz do kontroli stanów magazynowych, który automatycznie wylicza, kiedy zamówić nowe ortezy i pieluchomajtki.
Poukładaliśmy kwestie prawne i dostęp do 3 firmowych kont bankowych. Dzięki temu, w dniu oficjalnego odejścia pana Marka na emeryturę, Joanna miała już pełną wiedzę o tym, co dzieje się w każdym zakamarku firmy. Wyeliminowaliśmy zbędną biurokrację, skracając czas raportowania do NFZ o ponad połowę.
Rezultaty
Sklep Medi-Pomoc przeszedł w ręce nowej właścicielki bez ani jednego dnia przestoju w obsłudze. Cały proces zajął niecały rok i pozwolił założycielowi na spokojne przekazanie sterów.
Harmonogram
-
Marzec 2023Audyt procesów i spisanie obowiązków właściciela
-
Maj 2023Przygotowanie dokumentacji prawnej i planu sukcesji
-
Sierpień 2023Szkolenie następczyni z obsługi rozliczeń NFZ
-
Grudzień 2023Oficjalne przekazanie zarządzania i emerytura założyciela
"Szczerze mówiąc, bałem się, że córka rzuci to po miesiącu przez te wszystkie papiery. Kapitał Wiedzy pokazał nam, że biznes może działać bez mojego pilnowania każdego szczegółu."